TEDxBuenosAires: Mensaje sobre la asignación de acreditaciones


TEDxBuenosAires es un proyecto voluntario sin fines de lucro, hecho por un grupo de personas que creemos que difundir ideas y elevar el nivel de la discusión puede ayudar a construir una Argentina mejor.

Uno de los elementos clave para el éxito del proyecto era seleccionar a un grupo de oradores que cubra muchos campos diferentes del conocimiento humano. Para eso trabajamos desde hace meses recibiendo cientos de propuestas de posibles oradores, seleccionando un grupo de charlas de gente talentosa y diversa.

La otra clave pasaba por la diversidad de la audiencia: lograr llegar con la convocatoria a los diferentes sectores y regiones de nuestro país. Queríamos que al evento viniera gente joven y grande, de Buenos Aires y del Interior, del mundo de los negocios, de la ciencia, del arte. Queríamos llegar a científicos, docentes, médicos, emprendedores, políticos, artistas, líderes sociales, investigadores…

Para lograr ese nivel de diversidad tomamos una primera decisión trascendente: que TEDxBuenosAires sea un evento gratuito. Pese a que TED en Estados Unidos es un evento pago (y bastante caro!), decidimos que nuestro TEDx fuera gratuito para que el tema monetario no fuera un impedimento para que alguien participe. Eso aumentaba mucho la presión sobre el equipo para conseguir sponsors y recaudar los fondos necesarios, pero no queríamos que nadie se quedara afuera por no poder pagar la entrada.

La otra decisión importante era cómo definir quiénes vendrían. Nos planteamos hacer un evento muy ambicioso: 1000 personas. Pero la respuesta de gente que se anotó fue tal que salimos a conseguir más recursos de donantes para subir ese techo en 300 lugares más. Eso nos convirtió en el TEDx más grande que se haya hecho hasta el momento en el mundo.

Aún así, debimos definir qué criterio usar para definir quiénes asistirían si, como sucedió, la cantidad de pre-registrados superaba la capacidad total.

Para eso, analizamos tres opciones:

1) Elegir a los “mejores” de acuerdo a algún criterio
.

2) Aceptar a aquellos que se anotaran primero hasta llenar el cupo y luego cerrar la registración.

3) Designar a las personas por sorteo.

El primer mecanismo lo descartamos por ser difícil de definir objetivamente y complicado de ejecutar. Por un lado, era muy difícil definir qué quería decir que alguien era “mejor” que otro para venir al TEDx. Por otro, revisar 5.300 aplicaciones, compararlas y rankearlas para elegir las mejores 1.000 era impracticable por un grupo de 10 personas trabajando de manera voluntaria.

El segundo mecanismo lo descartamos porque era imposible por esa vía llegar a una audiencia diversa. La prueba de ello es que la capacidad inicial de 1.000 personas se llenó en menos de 24 horas de anunciado el evento. Esos 1.000 inscriptos se enteraron rápidamente a través de este blog y otros, así como a través de redes sociales como Twitter o Facebook. Eran mayoritariamente personas jóvenes vinculadas a proyectos de negocios en internet o empresas de tecnología. Llegar a las escuelas y universidades, los laboratorios y los ateliers, a los hospitales y las ONGs fue el desafío comunicacional que tuvimos en los cinco meses siguientes en que la pre-registración estuvo abierta y no hubiera sido posible si la cerrábamos después de 24 horas.

De los tres mecanismos, el azar era el único que permitía cumplir con los criterios establecidos. Y por eso, apenas se abrió la pre-registración dejamos en claro en la página misma en la que estaba el formulario que esa sería la manera en que se asignarían las vacantes.

Previendo la posibilidad de que muchas personas quedaran sin poder asistir, trabajamos también en generar formas alternativas de seguir en vivo el evento. Por un lado, conseguimos sponsoreo que nos permita dar “streaming” en vivo. Por otro lado estamos viendo la factibilidad de armar eventos de “simulcast”, en los que se podrá ver en vivo las charlas en grandes pantallas.

Entendemos la frustración de muchos por no haber sido favorecidos por el azar en el sorteo. Esperamos también que entiendan que usamos nuestro criterio para hacer lo que pensamos era mejor para el proyecto y nuestro esfuerzo para generar vías alternativas para la mayor cantidad de gente posible.

Hecha esta aclaración, volvemos a enfocar la energía en darles a todos el mejor evento posible, sea que lo vean en La Rural, en algún “simulcast” o desde su computadora en el lugar que quieran.

Los Organizadores de TEDxBuenosAires

15 Responses to “Mensaje sobre la asignación de acreditaciones”

Marzo 18th, 2010 at 03:41

Laura Renom says:

me quede sin la posibilidad de vrlo
sigo a ted hace años….

Marzo 18th, 2010 at 03:53

Lucas says:

Aunque fui de los primeros que se anotó, y aunque me quedé sin vacante, esta explicación me parece oportuna y muy válida.

Felicito a los organizadores por su esfuerzo y dedicación.

Considero que al haber hecho el evento gratuito se corrian estos riesgos, sin embargo creo que este tipo de eventos se volverán a realizar y se seguirán perfeccionando.

Gracias!

Marzo 18th, 2010 at 04:16

Cynthia Goldbarg says:

Estoy de acuerdo con Lucas. Ufa, ufa, ufa y ufa porque no voy a poder ir… pero el sorteo era la única posibilidad justa y todos lo sabemos. De todos modos, vamos a poder acceder a la información aunque no podamos ir. Yo en realidad me enfocaría en que ¡¡¡tenemos 5300 personas interesadas en innovar y cambiar!!! Espero que los 1300 que entraron realmente sean agentes multiplicadores, porque están representando a los 4000 que nos quedamos afuera.

Gracias al equipo por el laburo IM-PRE-SIO-NAN-TE que se mandaron. De verdad.

Lo que les sugiero es que la próxima vez no sean solamente “un grupo de 10 personas trabajando de manera voluntaria”. Vi muchísima gente que se ofreció para ayudar y que tenía mucha experiencia en planificar proyectos, en capacitaciones y en organización de eventos (me incluyo en los tres)… así que ahora que ya saben que TEDxBuenosAires trae más de 5000 interesados, es hora de abrir el equipo a más jugadores.

Espero que haya un antes y un después del 8 de abril. ¡¡¡Vamos TEDxBuenosAires!!!

Marzo 18th, 2010 at 04:27

Fernando Parra says:

A mi me parece que la metodología elegida no fue la mejor, pero al mismo tiempo me cuesta imaginar una alternativa mejor y creo que su elección está muy bien fundada.
Si pudieran medir de alguna manera el esfuerzo de los pre-registrados monitoreando de forma sistemática su capacidad de difusión del evento, estaría buenísimo. El tema es que, si uno mide lo que pasa en twitter (a través de los retweets, por ejemplo) se quedarían afuera los que no usan el servicio.
Toda opción tiene un tradeoff, pero si piensan en un modelo híbrido que lo pueden sistematizar, creo que sería más justo.

Marzo 18th, 2010 at 07:33

Beto says:

Con la seguridad que habrá un antes y un después del 8 de Abril, comparto mi opinión a la distancia.

Coincido en que el mecanismo elegido fue el más adecuado para esta oportunidad y también sería interesante considerar algún modelo híbrido con automatización – como sugiere Fernando – para eventos posteriores.

A pesar de no residir cerca, en mi caso, fueron cinco meses donde cada vez que leía en mi stream sobre TEDxBuenosAires, pensaba en pre-registrarme o no. Al asignar las vacantes al azar, existía la posibilidad que sea seleccionado pero que no pueda asistir por el escaso tiempo para coordinar viajes luego de la confirmación y eso no era justo para los que no iban a ser favorecidos.

Ahora, a seguir con entusiasmo el streaming en vivo del TEDx más concurrido del mundo y a continuar multiplicando el número de personas interesadas en innovar y cambiar.

RT Cynthia Goldbarg ¡¡¡Vamos TEDxBuenosAires!!!

Marzo 18th, 2010 at 09:38

LUCAS 2 says:

Me quede afuera habiendo sido uno de los primeros en registrarme pero no me parece mal. Hicieron la mejor opcion.
Mas alla de eso, una sugerencia: que los que van este año no puedan volver el año que viene asi nos dan mas chances a los que nos quedamos afuera esta vez. Aunque ya veo que el año que viene se pre registran 10.000 y va a volver a ser muy dificil quedar adentro pero bueno…

Abrazo, saludos y felicitaciones. Vaya o no vaya, estan haciendo un gran laburo.

Marzo 18th, 2010 at 10:04

Christian says:

Dado que toda la solución no es satisfactoria, quizás un camino para la próxima vez sea: Un sector puede asegurrase a asistir si paga; otro es invitado porque los organizadores les interesa su perfil; y un tercero, va a sorteo. Por caso, si se mantiene los 1000 asistentes, una proprción sería 150-150-700.

Marzo 18th, 2010 at 10:11

Mdalceggio says:

Prefiero perder en un sorteo a no poder juntar miles de $$$ que debería costar la entrada. Adelante con con la Organizacion que será un éxito para todos!

Marzo 18th, 2010 at 10:17

Sobre el mecanismo de asignación de lugares en el TEDx Buenos Aires | Santiago Bilinkis l Riesgo y recompensa says:

[…] El texto completo de la explicación en el sitio de TEDx Buenos Aires pueden verlo acá. […]

Marzo 18th, 2010 at 11:03

Leonardo says:

La decisión de mantenerlo gratuito me parece una decisión ideológica que aplaudo de pie y que compensa con creces la pequeña mufa por no poder ir. Creo que es eso lo que quiero rescatar y por eso los quiero felicitar.

El azar también es lo más democrático, no sé si estoy de acuerdo con un sistema híbrido en base a difusión por redes sociales o similar. Sí creo que algunas plazas deben ser reservadas para idóneos, y me refiero a… chicos. Creo que seria importantisimo que pibes de secundaria con buenas calificaciones tengan un acceso extra a las charlas, puede ser el punto en el que generemos un nuevo Favaloro o un Julio Bocca.

Marzo 18th, 2010 at 11:37

Gustavo says:

Me convenció el texto =) espero que haya alguna posibilidad para fines de marzo. GRACIAS POR TODO EL LABURO!!!

Marzo 18th, 2010 at 11:41

baby says:

@Fernado dijo:
> A mi me parece que la metodología elegida no fue la mejor, pero al mismo tiempo me cuesta imaginar una alternativa

Es como decía Churchil: “La democracia es la peor forma de gobierno conocida, a excepción de todas las otras que se conocen”

Marzo 18th, 2010 at 12:05

TEDx Buenos Aires « Liderar en la Era 2.0 says:

[…] Eso me llevó a mandarle un mensaje a Santiago Bilinkis (@bilinkis), quien es uno de los miembros de la organización. Hoy por la mañana me envió un mensaje avisandome que ya estaba disponible las aclaraciones. […]

Marzo 18th, 2010 at 12:44

Liliana Magliotti says:

Mas allá de no haber resultado favorecida en el sorteo y tratando de apaciguar la bronca…Quiero dejarles un GRACIAS !!!muy grande por el esfuerzo, por el trabajo voluntario que debe haber sido inmenso, por la decisión que fuera gratuito, cosa que aplaudo de pie.
Muchas Gracias !!!

Marzo 18th, 2010 at 12:47

Sebas Paschmann says:

Como todo producto, TEDxBuenosAires necesitaba de una estrategia de comunicación, una que de alguna manera garantizara llegar a los públicos diversos que se buscan participen.

En ese sentido creo que si Twitter o Facebook no eran medios apropiados para la convocatoria, o al menos no lo eran desde el inicio de la misma, tendrían que haberlo tenido en cuenta inicialmente, para este tipo de decisiones en marketing se utilizan los procesos de segmentación y targeting, que ayudan a que una acción de comunicación sea más efectiva y llegue al público que se busca.

Siendo que el error ya se había cometido, coincido en que un sorteo resultó ser la mejor manera de garantizar o no, cierta diversidad. Ya que el azar también puede elegir al público menos deseado.

Por otro lado me sumo a las felicitaciones por el esfuerzo en hacer esta iniciativa aquí en nuestro país, y les deseo lo mejor a todos los que tuvieron la suerte de resultar elegidos para presenciar el evento y a su vez que tendrán la posibilidad de hacer networking, actividad que por streaming de alguna manera se pierde.

Éxitos con TEDxBuenosAires y sigo apostando para participar en próximas ediciones.

http://tedxbuenosaires.org/?p=1389

Autor: Gabriel Catalano - human being | (#IN).perfección®

Lo importante es el camino que recorremos, las metas son apenas el resultado de ese recorrido. Llegar generalmente significa, volver a empezar!