Una docena de cosas a tener en cuenta al organizar un evento 2.0 | vía http://unadocenade.com


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Una docena de cosas a tener en cuenta al organizar un evento 2.0

Organizar eventos está de moda. Tanto que en plenatemporada alta de eventismo es complicado encontrar locales adecuados o ponentes con agenda libre.
Hay eventos para todos los gustos: de emprendedores, quedadas de interneteros entorno a un tema concreto (o a ninguno en particular), de mujeres, de pymes…
Este post está dedicado a los eventos pequeños. Un Congreso lleva mucho más trabajo, más planificación y le dedicaremos otro artículo más adelante.

Llevo tres años organizando una reunión de gentes de internet en la ciudad donde vivo, Vitoria-Gasteiz. Lo que empezó como una broma hoy es un referente, por su longevidad, a nivel nacional… y su fórmula ha sido replicada prácticamente en todas las ciudades.
Al clásico Beers & Tweets, que es una quedada de bar, para desvirtualizar a la gente con la que sueles compartir en las redes, se le añadió una mini ponencia, en clave local, para dar visibilidad a proyectos interesantes del ámbito ciudadano, del software libre, innovación, etc.
El hecho cierto es que tres años dan ya para unas cuantas anécdotas, y para poder hablar con propiedad de lo que hace falta o no a la hora de ponerse manos a la obra. Aquí van unas cuantas cosas en las que pensar si quieres organizar un evento:

1. Fechas

Vigila que tu evento no coincida con ningún otro en la misma fecha y en la misma zona. Si lo haces, estás tirando piedras contra tu propio tejado porque habrá gente que tendrá el corazón partido y probablemente no elegirá tu evento y te quedarás solito.
Está bien hacer visitas a otros eventos y hablar con sus organizadores, que seguro que estarán encantados de echarte un cable, contarte algún secretillo y apoyarte desde sus redes.

2. WiFi

Podrán faltar sillas, podrá faltar un patrocinio, pero nunca, nunca, nunca organices un evento social dirigido a gente con portátiles, smartphones y tabletas en el que no haya WiFi. Luego ésta podrá ser que funcione mal, aunque deberías asegurarte previamente que va bien, claro… pero es imprescindible. Sin conectividad no habrá repercusión en red, al menos, no la deseada… y habrá quejas, y con razón.

3. Hashtag

Elige bien. Que sea simple, que la gente lo recuerde, que no esté repetido…
Si puedes, además, poner algún backchannel en el propio evento para que los tuits de los asistentes se vayan viendo, miel sobre hojuelas, pero lo principal es que todo el mundo sepa, incluso desde antes de que empiece el evento, qué etiqueta utilizar para tuitear.

4. Patrocinadores

¿Quién paga el local? ¿Quién paga el cátering, si es que lo hay? ¿Algún medio de comunicación colaborador?

5. Número de asistentes

¿Cuántas personas asistirán? ¿Cuál es tu público objetivo? ¿Cómo vas a gestionar la asistencia? Opciones hay múltiples: desde utilización de plataformas de venta online de tickets. Ticketea, por ejemplo, tiene una opción para eventos gratuitos en los que la gente sólo tiene que inscribirse y obtiene una entrada: tú obtienes datos de los asistentes y puedes hacer previsiones ajustadas.

6. Espacio

En función del número de asistentes previstos tendrás que elegir un espacio u otro. No es lo mismo una jornada en la que la asistencia prevista sea de 100 personas, para lo que tendrías que pensar en un salón de actos o similar, que una reunión de emprendedores en lo que lo que se quiere fomentar sea el intercambio de ideas.
Piensa en la disposición de sillas, mesas, elementos de reproducción multimedia…

7. Comodidad

Si quieres que la gente departa de pie, no pongas sillas cómodas… Si las ponencias van a ser largas, piensa en que la audiencia no se vaya a dormir. Ojo con las columnas y otros elementos arquitectónicos que puede que estorben.

8. Enchufes

Los smartphones queman batería. Es algo sobradamente conocido. Facilita la vida de tu público distribuyendo enchufes aquí y allá, para que no tengan miedo a quemarla y sigan tuiteando.

9. Producción

¿Necesitas microfonía? ¿De mano o de alfiler? ¿Amplificación con técnico o te echan un cable con estas cosas? ¿Necesitas retroproyector o ya hay en el local elegido? Planifica con tiempo y te ahorrarás disgustos. Recuerda que muchos ponentes utilizan Mac y, aunque casi todos tienen su adaptador a VGA, algunos no. Pregúntales antes de que sea tarde. O, mejor, recopila las presentaciones en .pdf, incluídos los vídeos. Es mejor prevenir…

10. Redes Sociales

¿Vas a hacer canales específicos para tu evento? Si es así, tendrás que contar con un tiempo para darlos a conocer, mover el hashtag en Twitter… Cuando digo tiempo, no me refiero a una semana, sino, incluso, a meses.

11. Ponente(s)

Hay ponentes que cobran (y hacen bien) por dar presentaciones, hay otros que dan ponencias gratis o por la voluntad. Los hay que sólo piden que les pagues el desplazamiento. Cuando pienses en qué quieres contar en el evento, piensa en una lista de posibles conferenciantes y contacta con ellos. Muchas veces, de este contacto pueden surgir otras ideas futuras o presentes y muchas veces también, te dan pistas sobre la relación que generarán en tu evento.

12. Plan B

Casi lo más importante de todo. Ten un plan B por si algo de lo anterior falla. El ponente se pone enfermo y no puede venir… Se va la luz… No es que piense que, tipo ley de Murphy, todo lo que puede ir mal irá mal, pero es conveniente tener estas cosas en mente, por si las moscas…

Fotografía destacada de la autora, en pleno BBT Gasteiz.